В соответствии с Регламентом государственного учета документов архивного фонда, ежегодно проводится паспортизация архивов организаций, которые являются источниками комплектования.

Источниками комплектования архивного отдела являются учреждения, организации и предприятия, ведущие свою деятельность на территории Кондинского района.

Паспорт архива организации - это документ централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, к его составлению следует подходить ответственно и соблюдать требования нормативных и методических документов.

Паспорта составляются ежегодно по состоянию на 1 декабря отчетного года и представляются в государственный или муниципальный архив. Паспорт архива содержит полные сведения о фондах архива, единицах хранения (единицах учета), полные сведения об объеме страхового фонда и фонда пользования, справочно-поисковых средствах, научно-справочной библиотеки и условиях хранения документов.

Основная задача паспортизации архивов организаций - это определение количества и состава документов в архивах организаций в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах. Паспортизация обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Анализ проведенной паспортизации показал: по состоянию на 1 декабря 2024 года источниками-комплектования архивного отдела администрации Кондинского района являются 34 организаций, хранящих 3638 дел постоянного срока хранения по 2017 год включительно, из них 2737 дел управленческой документации, 313 дел специальной документации и 588 дел научно-технической документации.

По итогам паспортизации планируется работа с источниками комплектования на следующий период: определяются приоритетные направления, плановые показатели по упорядочению документов и комплектованию архивов, составляются графики упорядочения документов и комплектования муниципального архива, графики проверок, планы совещаний - семинаров.