Виды выставок. Порядок организации работы архива

Выставка документов организуется архивом самостоятельно или совместно с другими организациями.

Архив может в установленном порядке принимать участие в подготовке и проведении международных, всероссийских, региональных, межархивных, межотраслевых выставок.

По месту демонстрации выставка может быть стационарной и передвижной.

Передвижная выставка предназначается для демонстрации её в соответствующих местах заинтересованных предприятий, учреждений, организаций.

По времени функционирования выставка может быть постоянной и временной.

Постоянная выставка организуется на длительный срок и действует в течение нескольких лет. Временная выставка организуется на определенный, обычно, непродолжительный срок (от одного дня до нескольких месяцев).

Планирование работы по подготовке выставок документов начинается с выбора темы. Основные критерии при выборе темы – познавательная ценность, актуальность.

Планирование работы предполагает наличие документальной базы по теме, изучение вопроса о возможности совместной подготовки выставки с другими заинтересованными учреждениями, степени их участия в работе, наличие финансовых и оформительских средств на подготовку выставки.

В перспективном плане архивного отдела формулируется общая направленность тематики выставок и дается возможное перечисление тем.

На основе перспективного плана составляется годовой план, где тематика выставок конкретизируется, указываются сроки подготовки выставки и исполнители.

При организации выставки документов разрабатывается её тематический план (концепция), тематико-экспозиционный план, составляется смета расходов.

Тематический план (концепция – ведущий замысел, руководящая идея выставки) определяет:

– структуру выставки, т.е. её основные разделы, подразделы, тематические группы и их содержание;

– перечень фондов, соответствующих разделов каталога фотодокументов, по которым будет производиться выявление и отбор документов;

– перечень других архивов и учреждений (музеев, библиотек), где предполагается провести дополнительное выявление документов.

Тематический план при необходимости согласовывается с организация-ми-соисполнителями, рассматривается ЭМК архива, утверждается руководством архива.

На основе тематического плана проводится выявление и отбор документов, составляется перечень выявленных документов.

Тематико-экспозиционный план – основной документ, по которому создается экспозиция выставки, составляется на основе тематического плана и перечня отобранных для выставки документов.

Все выявленные документы нумеруются (нумерация валовая, но при наличии разделов, тематических групп может быть отдельной по каждому разделу).

В тематико-экспозиционный план включается аннотированный перечень отобранных для экспонирования документов с обязательным указанием: даты документа или события, подлинности или копийности документов, архивного шифра, размеров документа, места расположения экспоната (щит, витрина, (их номер), систематизированных в соответствии с разделами (подразделами, тематическими группами) выставки, а внутри – в соответствии с присвоенными номерами каждому экспонату.

По завершении работы выставки оформляется дело выставки, содержащее планы, тексты лекций, информации об открытии выставки, рецензии и отзывы о выставке, справки, отчеты о количестве посетителей и др.

Дело выставки хранится постоянно вместе с общим делопроизводством архива – организатора выставки.